أهمية برنامج راصد لكشف الدرجات

 الفرز البسيط: تنظيم جميع السجلات في قائمة تستند إلى حقل واحد. مع وجود الخلية النشطة في أي مكان في عمود حقل الفرز ، يمكن النقر فوق الأزرار الموجودة على شريط الأدوات القياسي لترتيب السجلات بترتيب تصاعدي أو تنازلي.

الفرز المخصص: تنظيم جميع السجلات في قائمة تستند إلى ثلاثة حقول كحد أقصى. مع الخلية النشطة في أي مكان في القائمة ، انقر فوق الزر "قائمة" على شريط أدوات "القائمة" ثم اختر "فرز ..." ، أو انقر فوق قائمة "البيانات" في شريط القائمة ثم انقر فوق "فرز ...". حدد اختياراتك في مربع الحوار ، ثم انقر فوق "موافق" لإجراء الفرز.

التصفية التلقائية: عندما يتم تعريف النطاق على أنه قائمة ، تظهر الأسهم تلقائيًا على يمين اسم كل حقل. لتصفية جميع السجلات مؤقتًا التي لا تلبي معيارًا محددًا واحدًا في حقل واحد (على سبيل المثال ، المستوى = البداية 3) ، انقر قناة راصد على اليوتيوب فوق سهم التصفية التلقائية للحقل الذي ترغب في تأسيس معيارك عليه ، ثم انقر فوق البيانات التي تبحث عنها. سيتم إخفاء السجلات التي لا يظهر فيها المعيار الخاص بك في الحقل المحدد حتى تنقر فوق سهم التصفية التلقائية مرة أخرى وتحدد إظهار الكل

تصفية تلقائية مخصصة: إذا كنت ترغب في تأسيس عامل التصفية الخاص بك على معيارين (على سبيل المثال ، المستوى = البداية 2 أو المستوى = البداية 3) ، انقر فوق (مخصص ...) في قائمة التصفية التلقائية لتعيين معايير و / أو. يمكن استخدام معايير "و" لتعيين نطاق لاختيار السجل (أي أن مجموع النقاط أكثر من 50 وإجمالي النقاط يساوي أو أقل من 150).

عامل التصفية المتقدم: إذا كنت ترغب في تأسيس عامل التصفية الخاص بك على أكثر من معيار أو معيارين في أكثر من حقل واحد ، و / أو إذا كنت ترغب في نسخ السجلات التي تمت تصفيتها إلى موقع آخر في المصنف ، فاستخدم عامل تصفية متقدم. يحتاج عامل التصفية المتقدم إلى الخطوات التالية: 1) إنشاء نطاق معايير مع اسم (أسماء) الحقل المتضمن وإدخال المعايير المناسبة تحت اسم الحقل المناسب ؛ 2) حدد الخلايا التي يجب وضع النتائج فيها برنامج راصد (ضع في اعتبارك أنه قد يتم مسح أي بيانات مباشرة أسفل هذه الخلايا الوجهة) ؛ 3) ضع الخلية النشطة في أي مكان في قائمة البيانات ؛ 4) انقر فوق قائمة البيانات ، ثم أشر إلى تصفية ، ثم انقر فوق مرشح متقدم ؛ 5) في مربع الحوار ، حدد نطاق القائمة ، ونطاق المعايير ، والنسخ إلى النطاق (تأكد من تنشيط زر الخيار نسخ إلى موقع آخر) ثم انقر فوق موافق.

إحدى أسرع الطرق لتنظيم بياناتك هي النقر مرة واحدة على خلية تحتوي على بيانات ، على سبيل المثال ، أي خلية أسفل تسميات الأعمدة والنقر فوق الزر "فرز تصاعدي" أو "فرز تنازلي" على شريط الأدوات القياسي. سيؤدي هذا إلى ترتيب السجلات أبجديًا بشكل فعال من الألف إلى الياء أو من الياء إلى الألف بنقرة بسيطة على زر. انظر عن كثب إلى البيانات بمجرد فرزها. ستحافظ السجلات على سلامتها ، على سبيل المثال ، إذا قمت بالفرز بترتيب تنازلي ، سينتقل Peter Montoya في المثال أعلاه إلى أعلى القائمة مع معلوماته الشخصية ، أي رقم الطالب وإجمالي النقاط.

هل الاسمان الأول والأخير في نفس العمود؟ يحتوي Excel على طريقة سهلة لفصل الأسماء.

ما عليك سوى إدخال عمودين جديدين بجوار عمود الاسم (حدد العمودين ، وانقر بزر الماوس الأيمن واختر إدراج.)

حدد جميع الأسماء في العمود الذي ترغب في فصله.

انقر فوق علامة التبويب "البيانات" وانقر فوق الزر "نص إلى أعمدة".

حدد مساحة محددة وانقر فوق موافق.

هل تحتاج لفرز قائمتك؟ للفرز في عمود واحد ، ما عليك سوى النقر فوق العمود واستخدام الزر AZ على شريط شريط البيانات. إذا كنت تريد الفرز في أكثر من عمود واحد ، فانقر فوق زر الفرز ثم حدد العمود الذي ترغب في الفرز وفقًا له. استمر في القائمة حتى تنتهي من تحديد كل الأعمدة للفرز. ملاحظة: إذا كنت تستخدم إصدارًا سابقًا من Excel ، فسيتم تقييدك بثلاثة مستويات من الفرز. راقب الصفوف أو الأعمدة الفارغة في نطاق الفرز حيث سيؤدي ذلك إلى عدم فرز أجزاء من ورقة العمل الخاصة بك.

أحد الاستخدامات الرائعة لبرنامج Excel مع القوائم هو ميزة التصفية . لتشغيل خيار التصفية ، ما عليك سوى النقر فوق زر التصفية في شريط شريط البيانات. سيضع Excel سهمًا لأسفل بجوار كل عنوان من عناوين الأعمدة. يمكنك التصفية على قيمة واحدة أو الحصول على مزيد من التعقيد مع الفرز الخاص بك. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتصفية البيانات النصية ، فاستخدم خيارات تصفية النص للكلمات التي تبدأ بحرف. يعجبني حقًا خيار "يحتوي على". على سبيل المثال ، لدي عمود يقول أين سمع الناس عن دوراتنا. نظرًا لأن هذا الحقل عبارة عن تعبئة نموذجية مجانية ، فسيتم كتابة جميع أنواع البيانات. يمكنني استخدام "يحتوي على" للعثور على جميع السجلات الخاصة بـ CCAR أو بعض المنظمات الأخرى.

إذا كنت تعمل باستخدام أرقام ، فيمكنك استخدام خيارات التصفية الرقمية للعثور على القيم التي تزيد أو تقل عن مبلغ معين. سينطبق هذا الفلتر نفسه على التواريخ. اقض بعض الوقت في تجربة خيارات التصفية وستجد معلومات قيمة حول قائمتك.

أحد الخيارات الرائعة في Excel 2007 والإصدارات الأحدث هو إزالة التكرارات . قبل إنشاء ملصق بريدي أو أي شكل آخر من أشكال الاتصال ، ستحتاج إلى إزالة التكرارات. تأكد من أن لديك نسخة احتياطية من جدول البيانات الخاص بك قبل القيام بهذه الوظيفة. في قائمة البيانات يوجد زر إزالة التكرارات. سيتم سؤالك عن الحقول التي تريد أن يبحث عنها Excel عن التكرارات. كن حذرا مع هذا. إذا قلت الاسم الأول والأخير ، فقد يكون لديك اسمان من John Smith. أضف حقلاً آخر للتوضيح. إذا كانت لديك جهات اتصال متعددة في عنوان واحد ، فقد ترغب في إرسال قطعة بريد واحدة فقط إلى الموقع. يمكنك إزالة التكرارات بناءً على العنوان والمدينة.

بمجرد تنظيف قائمتك ، يمكنك استخدام Microsoft Word لإنشاء أحرف أو ملصقات بريدية . يوجد معالج في Word سيرشدك خلال هذه العملية. استخدم علامة التبويب المراسلات وزر بدء دمج المراسلات. ثم حدد معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة. أكبر تحذير يمكنني تقديمه لك هو التأكد من النقر فوق الزر الذي يشير إلى تحديث جميع الحقول عندما تبدأ في إضافة كتلة العنوان. هذا هو المكان الذي أرى فيه أن معظم الأشخاص يخطئون في عمليات الدمج الخاصة بهم.

أداة أخرى مفيدة مع القوائم هي أداة Pivot Table الموجودة ضمن علامة التبويب إدراج. يمكنك إضافة جدول محوري إلى ورقة العمل الحالية أو ورقة عمل جديدة. استخدم الرسم البياني الموجود على اليمين وابدأ بجدول بسيط عن طريق تحديد ما تريد عرضه كصفوف والقيم التي تريد عرضها. لدي ورقة عمل احتفظ بها بجميع طريقة رصد الدرجات بالتفصيل الخصومات الشخصية للأغراض الضريبية. أدرج كل شيك أكتبه والمبلغ ونوع الخصم. من خلال تحديد نوع الخصم كعناوين الصف الخاصة بي والمبلغ باعتباره الحقل الذي أرغب في تلخيصه ، سأحصل على قائمة بسيطة توضح خصوماتي (التبرعات والفوائد والتأمين وما إلى ذلك) والمبلغ الإجمالي لهذا الخصم.

يمكنك الحصول على مزيد من التفاصيل مع الجدول الخاص بك عن طريق إضافة عامل تصفية أو عناوين الأعمدة. يطلق عليه الجدول المحوري لأنه يمكنك تحريك الحقول والحصول على وجهة نظر مختلفة لبياناتك. أنا أشجعك على اللعب بهذه الميزة كأداة تحليل رائعة.